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최종편집2024-03-28 19:16 (목) 기사제보 구독신청
철저히 준비하고 필요시 개입하라
철저히 준비하고 필요시 개입하라
  • 임채곤 바이탈경영대학원 대표
  • 승인 2016.05.31 15:27
  • 댓글 0
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Meeting Management

Judy was in charge of running a large strategy meeting. She invited the right people, coordinated the meeting time and place with their schedules, and prepared an agenda she distributed at the outset of the meeting. Around agenda item two, Judy realized that the meeting wasn't going very well-participation was spotty, and two team members even started debating one of the group's previous decisions. Judy tried her best to move the team toward consensus, but the meeting ended on an uncertain note. Since the meeting, no one had talked about the decision or the strategy at all. Judy wondered what she could have done differently to keep the group focused on her strategy initiative. Running a meeting this large had begun to seem more like running a small country.

조 팀장은 전략 회의를 운영하는 책임을 맡고 있다. 그녀는 적절한 사람을 초대하고, 일정에 맞춰 미팅 시간과 장소를 조율했으며, 회의 때 배포한 안건을 준비했었다. 회의에서 두 번째 안건으로 넘어갈 때쯤, 조 팀장은 회의가 잘 진행되지 않고 있다는 것을 알았다. 참석자들은 산만했고, 두 명은 이미 결정한 이슈에 대해 논쟁하기 시작했다. 조 팀장은 합의를 끌어내기 위해 최선을 다했지만, 회의는 모호하게 끝나버렸다. 회의가 끝난 후, 결정사항 혹은 전략에 대해 말을 꺼내는 사람은 아무도 없었다. 조 팀장은 팀이 계속해서 전략에 초점을 맞출 수 있도록 하기 위해 무엇을 다르게 했어야 했는지 궁금했다. 회의를 진행하는 것이 작은 나라를 운영하는 것처럼 느껴지기 시작했다. 

Judy could have distributed agendas beforehand, and made sure to communicate the goals clearly at the outset of the meeting. She could have established ground rules and designated roles for her participants. At the end of the meeting, she could have outlined tasks that required follow up. After the meeting, she could have created an action and communication plan to be distributed to all participants and primary stakeholders. If appropriate, Judy might have scheduled a follow up meeting to check in and see how tasks were progressing. In this topic, you will learn how to prepare for, execute, and follow up on a great meeting. Running a meeting well is more difficult than you might think. How can you run a meeting more effectively?

조 팀장은 회의를 하기 전에 안건을 배포하고, 회의 초반에 회의의 목표를 명확하게 전달했어야 했다. 또한 기본 원칙을 정하고 참석자들에게 역할을 맡길 수 있었을 것이다. 또한 회의를 끝낼 때, 후속조치가 필요한 과제들을 정리했어야 했다. 회의가 끝난 후, 조 팀장은 실행 및 커뮤니케이션 계획을 수립하여 모든 참석자들과 주요 이해관계자들에게 배포했어야 했다. 필요한 경우에는, 과제의 진행상황을 확인하기 위한 후속 회의 일정을 잡아야 한다. 여기에서는, 회의를 준비하고, 실시하며, 후속조치를 취하는 방법에 대해 살펴볼 것이다. 회의를 잘 운영하는 것은 생각보다 어렵다. 어떻게 더 효과적으로 회의를 운영할 수 있겠는가? 
 

Meeting Management(회의 관리)

Can you recall a frustrating meeting - when you wondered why you were there? As colleagues debated issues irrelevant to your function, you could imagine your e-mail and voicemail accumulating. While people repeated themselves and digressed, you doodled and thought how much more productively your time could be spent. There's a good chance you resented that meeting and the person running it.

“내가 여기서 뭐하고 있는 거야?”라고 생각하도록 만드는 짜증스러운 회의에 참석한 적이 있는가? 이메일과 음성 메시지가 쌓여가고 있을 때, 동료들은 당신이 맡고 있는 것과 무관한 이슈에 대해 논쟁을 하고 있다. 사람들은 주제에서 벗어나 같은 말을 반복하고, 당신은 낙서나 하면서 “이 시간을 훨씬 더 생산적으로 보낼 수 있을 텐데”라고 생각한다. 당신이 이 회의와 회의 운영자를 마땅치 않게 생각할 이유는 충분하다. 

Now think back on a productive meeting you attended. What made it different? It probably had a clear purpose and moved along at a good clip. In all likelihood, the attendees were focused on the task at hand, and decisions were made. When you left, you no doubt felt like you had accomplished something and knew how to move forward. You appreciated the meeting and the person running it - who was obviously well versed in meeting management.

자, 이제 당신이 참석했던 생산적인 회의에 대해 생각해 보라. 어떤 점이 달랐는가? 아마도 그 회의는 명확한 목적을 가지고 적절한 속도로 진행되었을 것이다. 또한, 참석자들은 현재 과제에 초점을 맞추고, 필요한 결정도 내려졌을 것이다. 회의가 끝나 자리로 돌아오면서, 당신은 무엇인가를 달성했다는 느낌과 함께 어떻게 앞으로 나아가야 할 것인가를 알고 있을 것이다. 당신은 그 회의와 회의를 관리하는데 뛰어난 회의 운영자를 인정할 것이다. 

Managers well versed in meeting management:
"    Know when to call meetings
"    Prepare well for meetings
"    Use established ground rules
"    Intervene during meetings, and
"    Follow-up after meetings

회의를 관리하는데 뛰어난 리더들은 : 
"    언제 회의를 소집해야 할지 안다.
"    회의 준비를 잘 한다. 
"    기본 원칙을 세운다. 
"    회의 중에 개입을 한다.
"    회의가 끝난 후에는 후속조치를 한다. 

All these aspects of meeting management are important. But one aspect, preparing well for meetings, is often overlooked, and a second, intervening during meetings, can be particularly challenging. So let's focus on these two aspects of meeting management, starting with preparing well for meetings.

회의 관리에는 이 다섯 가지 모두가 중요하다. 하지만 회의 준비를 잘 하기는 자주 간과되고, 회의 중에 개입을 하는 것은 쉽지 않다. 그러므로, 회의 관리의 이 두 가지 측면에 초점을 맞추도록 하자. 먼저 회의 준비를 잘 하는 것에서부터 시작해 보자. 

Good meeting management begins well before the meeting. In addition to arranging the meeting logistics, effective meeting managers notify attendees of the meeting's purpose, and then distribute the agenda and relevant information beforehand. This enables attendees to become familiar with the material and to begin thinking about the issues to be discussed. If both you and the attendees arrive prepared, the meeting will be more productive - and will almost certainly be shorter. Always a plus!

뛰어난 회의 관리는 회의 이전에 시작된다. 회의 준비물을 준비하는 것에 더해, 효과적인 회의 리더는 참석자들에게 회의의 목적을 알리고, 사전에 안건과 관련된 정보를 배포한다. 이것은 참석자들이 회의 자료에 익숙해지고, 논의될 이슈에 대해 생각을 시작할 수 있도록 한다. 당신과 참석자 모두가 준비된 상태로 회의에 참석한다면, 그 회의는 더 생산적이 될 것이고, 더 짧아질 것이다. 언제나 플러스이다. 

Let's observe Diane, an account manager at an advertising agency, who is just preparing for a late-breaking meeting. Diane's current client is an insurance company launching a new long-term-care insurance plan. The ad campaign is to launch in two weeks, and tensions are running high. Unfortunately, Diane's day started off with a phone call from her client, Alexander, who complained that the sales brochure proofs are too cluttered and wordy. He requested that Diane simplify the data tables and explanations. Diane has just called an urgent afternoon meeting of the account team - who have already put in long hours on the project.

광고 회사의 고객 담당 리더인 도 부장이 회의를 준비하는 것을 살펴보자. 현재 도 부장이 맡고 있는 고객은 장기요양보험을 새로 출시한 보험회사이다. 2주 내에 광고 캠페인이 시작될 예정이어서, 모두가 긴장 상태이다. 불행히도, 도 부장은 고객인 안 부장으로부터 광고 브로셔(brochure)의 글씨가 너무 많고 답답해 보인다고 불평하는 전화를 받으면서 하루를 시작했다. 그는 도 부장에게 단순한 표 형태로 정보를 나타내 줄 것을 요청했다. 도 부장은 긴급히 고객관리팀 회의를 소집했다. 
After arranging the meeting logistics, Diane takes time to speak with each team member individually to explain Alexander's request. She asks everyone to think about new ways to approach the information, and requests they bring sketches from their initial brainstorming sessions so they can revisit all ideas.

회의 준비를 마친 후에, 도 부장은 안 부장의 요청에 대해 설명하기 위해 팀원들과 개별적으로 대화할 시간을 가졌다. 그녀는 모두에게 정보를 더 잘 전달할 새로운 방법을 찾아보도록 요청했고, 첫 번째 브레인스토밍 회의 자료를 가져와서 모든 아이디어들을 재검토해 보도록 요청했다. 

Although frustrated with the requested revisions, everyone arrives for the meeting on time with sketches in hand. Because Diane has reviewed the situation with everyone prior to the meeting, the team is aware of the urgency and ready to offer solutions.

수정 요청에 짜증스러워하기는 했지만, 모두가 회의 자료를 가지고 정시에 회의에 참석했다. 도 부장이 회의를 하기 전에 모두와 상황을 검토했기 때문에, 이 팀은 상황이 긴박하다는 것을 인지하고 있었고, 새로운 해결책을 제안할 준비가 되어 있었다. 

As the meeting proceeds, Diane tackles the challenge of managing problem behavior and, when appropriate, intervening during meetings. This can be tricky in a roomful of people with different personalities and personal agendas. The key is to listen carefully, attend to the group dynamics, and then avoid and diffuse potential conflict among team members.

회의를 하면서, 도 부장은 문제가 있는 행동을 관리했고, 필요할 때에는 개입을 했다. 개인적인 안건을 가지고 있는 전혀 다른 성격의 사람들이 모여 있는 회의에서 이것은 쉽지 않은 일이다. 핵심은 신중히 경청하고, 팀 역동성에 주목하며, 팀원들 사이의 갈등을 피하고 해결하는 것이다. 

Even though under a fair amount of strain herself, Diane sets a positive, constructive tone. She lays no blame, expresses confidence that the team will come up with a solution, and keeps the discussion task-oriented.

자기도 긴장을 느끼기는 했지만, 그녀는 긍정적이고 건설적인 회의 분위기를 만들었다. 그녀는 특정인을 비난하지 않았고, 팀이 해결책을 찾아낼 수 있을 것이라는 확신을 표현했으며, 계속해서 과제를 중심으로 논의가 진행되도록 했다. 

Janice, a graphic artist, offers a suggestion. As others in the group toss out different ideas, Janice keeps returning to her favored suggestion. Diane notices the group is becoming annoyed, so she goes over to a flipchart and captures all the ideas suggested thus far. When Janice pipes up again, Diane shows her that her suggestion has already been captured.

디자이너인 정 과장이 제안을 했다. 다른 사람들이 다른 아이디어를 제시했지만, 정 과장은 자기가 선호하는 안으로 돌아오곤 했다. 도 부장은 팀이 짜증스러워하고 있다는 것을 알았다. 그래서 그녀는 플립차트로 다가가 지금까지 제안된 아이디어를 모두 적었다. 정 과장이 또 선호하는 아이디어에 대해 언급하자, 도 부장은 그 아이디어는 이미 플립차트에 적혀 있다는 것을 보여주었다. 

Fred, an enthusiastic and quick-thinking designer, often interrupts others and finishes their sentences. True to form, he cuts off Rachel, a writer, as she carefully explains her thoughts. Diane nips the interruption in the bud by politely explaining to Fred that she would like to hear Rachel's idea from her so she knows exactly what Rachel has in mind.

열정적이고 두뇌회전이 빠른 디자이너인 강 대리는, 다른 사람들이 말하는데 끼어들어 대신 말하곤 했다. 예전처럼, 그는 작가인 서 대리가 신중하게 자기의 생각을 설명하는데 끼어들었다. 도 부장은 강 대리에게 서 대리가 정확하게 어떤 생각을 가지고 있는지 그녀에게서 직접 듣고 싶다고 정중하게 말함으로써 강 대리가 끼어드는 것을 막았다. 

Unfortunately, no one is thrilled with any of the ideas. The room becomes quiet. Fred suggests they got off to a bad start with the original campaign concept, which everyone knows was the brainchild of Carmen, the creative director. Diane quickly intervenes by saying that, actually, Alexander is very happy with Carmen's concept - he simply wants us to "simplify." To break the impasse, Diane flips to a clean page of the flipchart and writes a single word: Simplify. Then she adds: "Now, let's keep this constructive and move forward by figuring out how we can achieve this."

불행히도, 모두가 만족해 하는 아이디어가 없었다. 회의실이 조용해졌다. 강 대리는 애초에 잘못된 광고 컨셉(concept)으로 시작한 것이 아니냐고 말했다. 모두가 그것은 홍 차장의 아이디어였다는 것을 알고 있었다. 도 부장은 고객인 안 부장이 홍 차장의 광고 컨셉에 아주 만족했었다고 말함으로써 재빠르게 개입했다. 안 부장은 ‘단순한’ 것을 원했었다. 정체 상태에서 벗어나기 위해, 도 부장은 깨끗한 플립차트를 펼치고 ‘단순함’이란 단어를 적었다. 그리고 나서, “자, 어떻게 이것을 달성할 수 있을지를 파악함으로써 회의를 건설적으로 유지하고 앞으로 나아가도록 합시다”라고 말했다. 

After a moment, Carmen points out some overlap in the sales material. She suggests they might be able to combine a couple ideas to free up space. This suggestion sparks an enthusiastic discussion about how they could distill several related ideas. The team ends up with two viable solutions - but they disagree on which is better. Diane tries to get consensus, but ultimately realizes she needs to use the team's input to make the final design decision herself. She selects one design and explains her reasoning. Then she ends the meeting by ensuring that everyone understands their respective tasks going forward - and then orders pizza to fortify the team through the hours ahead.

잠시 뒤에, 홍 차장이 광고 자료에서 중복되는 것들을 몇 가지 지적했다. 그녀는 공간을 확보하기 위해 몇 가지 아이디어를 합치는 것이 어떠냐고 제안을 했다. 이 제안은 어떻게 불필요하거나 중복되는 내용을 제거할 수 있을지에 대한 열띤 토론으로 이어졌다. 팀은 두 가지 해결책을 내 놓았지만, 어떤 것이 더 나은 지에는 합의할 수가 없었다. 도 부장은 합의를 이끌어 내려고 노력했지만, 결국 팀의 의견을 반영하여 자기가 최종 디자인 결정을 내려야 한다는 것을 깨달았다. 그리고 도 부장은 모두가 각자 맡은 업무를 어떻게 진행해야 할지에 대해 이해하고 있는지를 확인하면서 회의를 끝냈다. 그리고 몇 시간 동안 회의를 하느라고 고생한 팀원들을 위해 피자를 주문했다. 

The next day, the client is impressed that they've managed to both simplify yet retain the campaign message. After the ad campaign launches, Diane calls another meeting with her team to applaud them for coming through in a crisis and to celebrate their success.

다음 날, 고객은 단순하면서도 메시지를 잘 전달하고 있는 광고에 크게 만족해 했다. 광고 캠페인이 시작된 후에, 도 부장은 회의를 소집해, 위기를 극복한 것과 성공을 축하했다. 

Now that you are in a position to manage meetings, make sure that you don't mismanage them. Running a meeting may not seem difficult, but running a productive meeting requires preparing well for meetings and making sure others are equally prepared. It's also critical to manage problem behavior, intervening during meetings as appropriate, to make sure discussions stay constructive and focused. Once you are well-versed in meeting management, others will think back on meetings you've run - and note that they were productive, resulted in decisions, and ended with clear directions for moving forward. And were unusually satisfying.

당신이 회의를 관리해야 한다면, 그것을 잘못 관리하지 않도록 하라. 회의를 운영하는 것이 어려워 보이지 않을 것이다. 하지만 생산적인 회의를 하기 위해서는 사전에 잘 준비하고 모두가 똑같이 준비될 수 있도록 해야 한다. 또한 토론이 건설적이고 초점을 유지할 수 있도록 회의 중에 개입을 함으로써 문제 행동을 관리하는 것도 필요하다. 회의를 잘 관리했다면, 사람들은 당신이 운영한 회의를 생산적이고, 결정을 내리며, 끝날 때 앞으로 나아가기 위한 방향을 명확하게설정했다고 기억할 것이다. 그리고 크게 만족할 것이다. 

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이 내용은 하버드 경영대학원 기업교육 부문 한국측 파트너인 바이탈경영교육원에서 제공하는 것으로, Harvard ManageMentor 44개 과목 중 하나인 ‘회의 관리(Meeting Management)’ 과목의 핵심 개념입니다. 실제 온라인 과정에서는 상세한 내용과 아울러 이해도 테스트, 현업 적용도구, 적용사례 동영상, 적용연습 등이 있어서 현업에 쉽게 적용할 수 있도록 지원하고 있습니다. 홈페이지(www.vital.co.kr)를 방문하시면, 자세한 내용을 보실 수 있습니다.  

인사이트코리아, INSIGHTKOREA

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